Préambule

La présente convention a pour but de décrire :

- le contenu du prêt consenti par l'association, et l'accompagnement attenant, en vue de l'organisation par le bénéficiaire d'un événement de type exposition conforme à ses attentes ;

- les éléments venant en contrepartie et constituant la prise en charge par le bénéficiaire, nécessaires :               

° au succès de cet événement, notamment sur le plan pédagogique,

° à la préservation du matériel prêté,

° à la valorisation de l'objet de l'association, à savoir la promotion d'une perception ludique, poétique et philosophique des mots du quotidien.

 

Article premier – Durée du prêt

Le prêt des modules d'exposition est consenti par tranche(s) trimestrielle(s) correspondant à l'agenda scolaire.

La période de prêt, et donc de l'exposition peut être de 3,6, jusqu'à 9 mois maximum, le but étant de permettre à un maximum de structures éducatives du secteur géographique d'organiser des visites.

 

Article 2 - Conception de l'exposition  

La "liste des modules" annexée précise la surface minimale nécessaire à leur installation. Certains modules ou œuvres sont optionnels.

Le bénéficiaire prépare le plan d'implantation des modules en collaboration avec l'association.

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Article 3 - Prise en charge, transport, stockage temporaire, retour des modules d'exposition

Le bénéficiaire prend en charge l'enlèvement, le transport, le stockage temporaire éventuel et le retour des modules d'exposition.

 

Article 4 - Installation et démontage des modules d'exposition

L'association garantit la bonne installation et le démontage des modules d'exposition.

Pour ce faire, elle se fait assister par deux techniciens délégués par le bénéficiaire durant la période nécessaire, à savoir 2 jours pour l'installation et 1 jour pour le démontage.

Des notices techniques sont fournies préalablement afin de leur permettre de se familiariser avec les spécificités de l'installation.

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Le bénéficiaire assure le défraiement des jours d'intervention de l'association, comprenant transport, logement et nourriture.

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Article 5 - Outils pédagogiques

- pour le public :

Un audioguide de l'exposition est enregistré par l'artiste.

Il est directement accessible par smartphone. Cependant, les fichiers audios peuvent être implémentés dans un système audioguide dédié si la structure en dispose.

 

- pour les enseignants :

Un guide pédagogique détaillé est fourni sous la forme d'un fichier à imprimer.

Il revient au bénéficiaire de procéder aux impressions nécessaires, et/ou de transmettre le fichier aux structures éducatives concernées en vue de son impression pour les enseignants.

 

- pour tout public :

Le guide pédagogique contient des pistes permettant au bénéficiaire d'organiser des ateliers d'écriture.

 

Article 6 - Animations durant l'exposition

- Espace "jeux" :

L'ouverture de l'espace "jeux" requiert la présence d'un animateur pour assurer une ambiance respectueuse et mesurée.

Il s'assure également de la bonne compréhension des règles des jeux et peut organiser certaines parties.

 

- Espace "crieur de poèmes" :

L'animateur peut ponctuellement se transformer en un crieur de poèmes déclamant les poèmes d'Anne Marie Vin.

Il bénéficie pour cela d'éléments de mise en scène, à savoir un mini-podium, une cartouchière munie de textes et un chevalet porteur de ces mêmes poèmes en grand format.

 

Article 7 - Signalétique et surveillance

Le nom, le numéro des différents modules et un QR code sont inscrits sur des panneaux signalétiques facilitant la navigation dans l'audioguide.

Un plan de l'exposition comprenant des instructions concernant l'audioguide est mis à disposition des visiteurs.

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Les œuvres ne doivent pas être touchées, excepté les installations interactives que sont les tourn'ici, le kiosque de l'abécédaire "26 lettres, ça conte" et les jeux (article 6).

C'est pourquoi l'association fournit pour certaines œuvres un balisage destiné à garder les visiteurs à distance, et pour les autres un simple marquage au sol par ruban adhésif.

 

Le bénéficiaire met à disposition le personnel nécessaire à la surveillance pendant les heures d'ouverture.

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Article 8 - Maintenance, réparation et garantie

​8.1. Maintenance de l'exposition

La maintenance de l'exposition consiste dans le maintien de la bonne installation des œuvres et dans d'éventuelles interventions simples : recollage, ré-accrochage, réimpression…

Pour ce faire, les instructions et un kit de maintenance sont fournis aux techniciens délégués par le bénéficiaire.

 

8.2. Réparation ou/et remplacement d'éléments de l'exposition

La surveillance étant assurée, il est peu probable qu'un imprévu survienne qui entraine la détérioration d'une œuvre ou d'un élément quelconque de l'exposition.

Cependant, si cela était le cas, l'association s'engage à :

- fournir des instructions aux techniciens afin qu'ils effectuent une réparation ; la réparation pourra être considérée définitive ou seulement temporaire, auquel cas l'élément réparé sera à remplacer au terme de l'exposition.

- si la réparation s'avère impossible, et dans la mesure du raisonnable décidé d'un commun accord, remplacer l'élément au plus vite et l'expédier aux frais du bénéficiaire afin de le réintégrer dans l'exposition.

 

8.3. Garantie

Le bénéficiaire souscrit une garantie sur l'ensemble de l'exposition selon les montants indiqués dans la "liste des éléments" annexée. Ce montant est une valeur de remplacement (fournitures et temps passé), pas une valeur commerciale.

 

Toute détérioration ou casse d'un élément intervenue en cours d'exposition ou constatée par l'association lors du démontage, si cet incident n'a pas permis d'effectuer une réparation définitive, à savoir redonnant à l'élément son aspect initial, engage le bénéficiaire à s'acquitter du montant prévu pour l'élément concerné. S'il s'agit d'une série, la casse d'un élément de la série peut impliquer le remplacement de la série complète, et le montant est dans ce cas celui de la série complète.

Dans tous les cas de nécessaire remplacement, des photos pertinentes sont fournies au bénéficiaire, assorties d'explications justifiant la non-possibilité de réparation définitive, afin que le bénéficiaire puisse en faire usage pour faire jouer sa garantie.​

 

Article 9 - Publicité autour de l'exposition, personnalisation de l'événement

Le bénéficiaire est libre de la publicité faite autour de l'exposition, de son appellation et des tarifs éventuellement appliqués, sans qu'un quelconque reversement soit à effectuer à l'association.

Ses contraintes concernant la publicité sont :

- mise en avant des valeurs de l'association : authenticité et simplicité,

- mise en avant du "totem" de l'exposition et ses différents panneaux présentant les motivations qui sous-tendent l'œuvre d'Anne Marie Vin. Des emplacements sur le totem sont prévus, qui permettent au bénéficiaire de le personnaliser.

L'association fournit le fichier d'un document de communication-type que le bénéficiaire peut utiliser comme base pour établir ses propres documents. L'association fournit les impressions dans les formats requis sur base des fichiers préparés par le bénéficiaire.

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Article 10 - Vente de livres et de jeux

Pendant les heures d'ouverture de l'exposition, qu'elles soient publiques ou réservées aux visites scolaires, le bénéficiaire assure la vente de livres et de jeux conçus et fournis par Anne Marie Vin en tant qu'auteur indépendant.

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Article 11 - Réservation

La signature de la présente convention engage le bénéficiaire à verser à l'association un dépôt de garantie correspondant à 5% du montant total des œuvres prêtées.

Ce dépôt de garantie e convention vaut réservation pour la période d'exposition. En cas de rétractation du bénéficiaire, il sera définitivement encaissé à titre d'indemnité.

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Article 12 - Force majeure - Clause de hardship

Dans un cas de force majeure (grève générale, interruption de la fourniture d’énergie ou d’internet, maladie épidémique, mise en quarantaine, incendie, catastrophé naturelle, guerre déclarée ou non …), ou de façon générale dans le cas où les données sur lesquelles est basé cet accord sont modifiées dans des proportions telles que l'une ou l'autre des parties rencontre des difficultés sérieuses et imprévisibles, elles se consulteront et devront faire preuve de compréhension mutuelle en vue de faire les ajustements qui apparaîtront nécessaires à la suite de circonstances qui n'étaient pas raisonnablement prévisibles à la date de conclusion du présent accord, et ce afin que renaissent les conditions d'un accord équitable.

Il ne s'agit alors pas d'un cas de rétraction tel que prévu à l'article 11 entrainant l'encaissement définitif du dépôt de garantie, et ce dépôt sera reversé au bénéficiaire si aucun nouvel accord ne peut être conclu.

 

Article 13- Litiges

La présente convention est régie par la loi française. En cas de litige, l'association et le bénéficiaire s’engagent à chercher en bonne intelligence une solution amiable.

En cas de désaccord majeur, le tribunal compétent sera celui du siège social de l'association.